Svar på Erhvervsfondsudvalgets 16 anbefalinger


Melting Pot Foundations bestyrelse har udarbejdet denne oversigt på baggrund af anbefalingerne fra Komitéen for God Fondsledelse.


Overordnede opgaver og ansvar


Anbefaling (1): Bestyrelsen forholder sig årligt til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik.

I overensstemmelse med Melting Pot Foundations forretningsorden samt vedtægter er dette et fast punkt på bestyrelsens årsmøde, som vanligvis afholdes inden 01. april.


Formanden og næstformanden for bestyrelsen


Anbefaling (2): Formanden for bestyrelsen organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre effektiviteten i bestyrelsens arbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet.

Bestyrelsens forretningsorden adresserer punktet.

Anbefaling (3): Hvis bestyrelsen undtagelsesvis anmoder bestyrelsesformanden udføre særlige opgaver for fonden, skal der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, inklusive forholdsregler til sikring af, at bestyrelsen bevarer den overordnede ledelse og kontrolfunktion. Forsvarlig arbejdsdeling skal sikres.

Bestyrelsesformanden varetager ikke ud over formandsposten og repræsentation i øvrigt, særlige opgaver for Melting Pot Foundation.

Melting Pot Foundation har endvidere et sekretariat med en ledende direktør.


Udvalgets forslag til anbefalinger for god fondsledelse


Anbefaling (4): At bestyrelsen løbende vurderer og fastlægger hvilke kompetencer den skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.

Vedtægterne for Melting Pot Foundation adresserer punktet. Udpegning til bestyrelsen sker med forsæt at indbringe betydelig viden, erfaring og kompetence inden for fondens formål, samt personer med viden om fondsdrift, økonomi, udvikling og/eller jura.

Anbefaling (5): At bestyrelsen sikrer formel, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen (med respekt for fondens bestemmelser i fondens vedtægt).

Nye, supplerende/genvalgte bestyrelsesmedlemmer vælges af den siddende bestyrelse, forstået som de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er på valg i det pågældende år.

Anbefaling (6): At bestyrelsens medlemmer vælges på baggrund af deres personlige egenskaber og kompetencer under hensyn til bestyrelsens samlede kompetencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tager hensyn til behovet for fornyelse sammenholdt med behovet for kontinuitet og til behovet for mangfoldighed i henseende til køn, alder, erhvervserfaring, m.v.

Potentielle kandidaters kompetenceprofil fremlægges for og drøftes i den samlede bestyrelse forud for endelig udpegning. Melting Pot Foundation forholder sig med omhu til anbefalingen.

Anbefaling (7): At der årligt i ledelsesberetningen og på Fondens eventuelle hjemmeside redegøres for sammensætningen af bestyrelsen og gives oplysninger om medlemmernes navn, stilling og alder; dato for indtræden, genvalg og udløb af valgperiode; særlige kompetencer; ledelseshverv; hvilke der er udpeget af myndigheder/tilskudsyder/uafhængighed.

Bestyrelsen har valgt alene at lade de af bestyrelsen vurderet mest relevante oplysninger fremgå af Fondens hjemmeside. Der vil i Årsberetningen tillige fremgå en kortere beskrivelse af bestyrelsens medlemmer.

Anbefaling (8): At flertallet af bestyrelses medlemmer i en fond ikke samtidig er ledelsesmedlemmer i fondens dattervirksomhed(-er), med mindre der er tale om 100% egentligt holdingselskab.

Denne anbefaling er opfyldt.


Uafhængighed


Anbefaling (9): At ca. 1/3 af bestyrelsens medlemmer er uafhængige. Et bestyrelsesmedlem anses ikke for uafhængig, hvis den pågældende (i) er eller inden for de seneste tre år har været medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller en væsentlig dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden, (ii) har modtaget større vederlag, herunder uddelinger eller andre ydelser, fra fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens ledelse, (iii) inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personligt eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i selskaber med tilsvarende forbindelse) med fonden/koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden, (iv) er eller inden for de seneste tre år har været ansat eller partner hos ekstern revisor, (v) har været medlem af fondens ledelse i mere end 12 år, (vi) er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særlig nær, (vii) er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste fem år har modtaget væsentlige donationer fra fonden.

Bestyrelsen foretager løbende en konkret gennemgang af forholdene for hvert enkelt bestyrelsesmedlem i relation til de nævnte punkter om vurdering af uafhængighed. Det vurderes, at bestyrelsens sammensætning opfylder anbefalingen.


Udpegningsperiode


Anbefaling (10): At bestyrelsens medlemmer udpeges for mindst to år og højst fire år med mulighed for genvalg.

I henhold til vedtægterne for Melting Pot Foundation og bestyrelsens forretningsorden sker udpegning til bestyrelsen for en periode på tre år ad gangen.

Anbefaling (11): At der fastsættes aldersgrænse for bestyrelsens medlemmer (offentliggøres)

I henhold til vedtægterne for Melting Pot Foundation og bestyrelsens forretningsorden skal et medlem senest fratræde bestyrelsen efter udløbet af den måned, hvor det pågældende medlem fylder 70 år.


Evaluering af arbejdet i bestyrelsen og direktionen


Anbefaling (12): At bestyrelsens (formanden og de individuelle medlemmer) bidrag og resultater evalueres mindst en gang årligt.

Bestyrelsens eget arbejde evalueres i henhold til forretningsordenen mindst en gang årligt i forbindelse med bestyrelsens årsmøde.

Anbefaling (13): At bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions eller eventuel administrators arbejde og resultater efter forud fastsatte klare kriterier.

Sekretariatet og direktørens arbejde evalueres i henhold til forretningsordenen mindst en gang årligt af bestyrelsen i forbindelse med bestyrelsens årsmøde.


Ledelsens vederlag


Anbefaling (14): At der i årsregnskabet gives oplysning om det samlede vederlag, hvert bestyrelsesmedlem og direktionen modtager fra fonden og fra andre virksomheder i koncernen.

Bestyrelsen og sekretariatet stiller vederlagsfrit deres engagement til rådighed for Melting Pot Foundation.

Anbefaling (15): At ledelsesmedlemmer i erhvervsdrivende fonde aflønnes med fast vederlag.

Melting Pot Foundation er erhvervsdrivende, men med et almennyttigt og alment velgørende formål. Bestyrelsen og sekretariatet stiller vederlagsfrit deres engagement til rådighed for Melting Pot Foundation.


Åbenhed og kommunikation


Anbefaling (16): At bestyrelsen vedtager retningslinjer for ekstern kommunikation, der skal imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.

Formanden tegner bestyrelsen i relation til offentligheden. Direktøren tegner tillige Melting Pot Foundation under ansvar over for formanden og bestyrelsen. En klar kommunikationsstrategi med underliggende aktivitet og målpunkter er under udarbejdelse.